المستندات المالية Financial Documents
يلزم التاجر بما يلي:
1. أن يحتفظ بصورة طبق الأصل من جميع المراسلات وكذلك ما يرد اليه من فواتير وغيرها .
2. أن يكون حفظ المستندات بطريقة منظمة تكفل سهولة مراجعة القيود المحاسبية المدونة .
3. أن يحتفظ بالمستندات طوال المدة المقررة من قبل القانون التجاري . ويترتب علي ذلك :
4. تعتبر المستندات المالية وثائق كتابية يتم بموجبها تقييد العمليات المالية في الدفاتر .
5. " " " " " " " التحقق من قيمة الأرباح والخسائر .
6. " " " بمثابة أدلة للاثبات في حالة قيام المنازعات أمام القضاء .
7. " " " الوسيلة التي يتسني بها مراجعة القيود المحاسبية في الدفاتر للتحقق من صحتها
أنة أولاـ المستندات المتعلقة بطلب البضاعة :
I. اقتراح طلب بضاعة ( Purchase Requisition ) : وهو المستند الذي يقدمه رئيس القسم لادارة المشتريات لأخذ موافقتها بشراء أحد الاصناف التي أوشكت علي النفاذ .
II. طلب البضاعة ( Purchase Order ) : وهو المستند الذي يرسل الي المورد متضمنا البيانات الخاصة بالبضاعة المطلوبة .
ثانياً ـ المستندات المتعلقة بنقل وتسليم البضاعة :
I. بوليصة الشحن ( Bill of Loading ) : وهي المستند الذي يحرره أمين النقل متضمناً قيمة النولون المستحق علي نقل البضاعة .
II. إذن الإستلام ( Delivery Note ) : وهو المستند الذي يصحب البضاعة المرسلة الى العميل والذي يعتبر توقيع العميل عليه بمثابة ايصال منه باستلام البضاعة .
III. اذن التسليم ( Advice Note ) : وهو المستند الذي يتم بموجبه تسليم البضاعة الممنوحة الي العميل عن طريق أمين النقل .
ثالثاً ـ المستندات المتعلقة بحساب المبالغ :
1. الفاتورة : Invoice) ) وهي المستند الذي يتضمن البيانات التفصيلية الخاصة بالبضاعة المبيعة المرسلة الي العميل .
2. الإشعار الدائن Credit Note : وهو المستند الذي يرسل الي العميل ويجعل دائنا بموجبه .
3. الإشعار المدين Debit Note : وهو المستند الذي يرسل الي العميل ويجعل مدينا بموجبه .
4. كشف الحساب Statement of Account : وهو المستند الذي يرسل الي العميل في نهاية كل فترة دورية تكون عادة شهر أو أكثر متضمنا البيان التفصيلي لقيم الفواتير التي ارسلت اليه والدفعات التي سددها خلال هذه المدة كما يظهر بكشف الحساب الرصيد المدين الذي يطالب به العميل .
5. كشف حساب الشراء Purchases Account : وهو المستند الذي يرسله الوكيل بالعمولة الي العميل متضمنا البيانات التفصيلية الخاصة بالبضاعة المشتراة لحسابه وكذلك المصروفات التي أنفقت عليها والعمولة المستحقة للوكيل، الدفعات المسددة تحت الحساب والرصيد المستحق للوكيل .
6. كشف حساب البيع Sales Account : وهو المستند الذي يرسله الوكيل بالعمولة الي العميل متضمنا البيانات التفصيلية الخاصة بالبضاعة المبيعة لحسابه وكذلك المصروفات التي أنفقت عليها والعمولة المستحقة للوكيل والدفعات المرسلة للعميل تحت الحساب والرصيد المستحق في ذمة الوكيل .
رابعا ـ المستندات المتعلقة بالسداد :
1. الايصال Receipt : وهو المستند الذي يسلم للعميل متضمنا الاقرار باستلام المبلغ المدفوع .
2. حافظة الإيداع Paying-in-Slip : وهي المستند الذي يتم بموجبه ايداع المبالغ التي يملكها التاجر والزائدة عن الحاجة بالحساب الجاري المفتوح له بالبنك وتتضمن البيانات التفصيلية الخاصة بالمبالغ المدفوعة .
3. الشيك Cheque :وهو المستند الذي يتضمن أمرا غير معلق علي شرط صادر من الشخص الذي له حساب في البنك يسمي ( الساحب ) وموجها الي البنك المودعة فيه أمواله يسمي ( المسحوب عليه ) يطلب بموجبه دفع مبلغ معين عند الطلب الي شخص معين أو لأمره أو لحامله يسمي ( المستفيد ) .
4. السند لأمر Promisery Note : وهو المستند الذي يتضمن تعهدا كتابيا غير معلق علي شرط يحرره المدين للدائن يتعهد فيه بأن يدفع لأمره مبلغا من النقود عند الطلب أو في تاريخ معين أو بعد مضي مدة معينة .
5. الكمبيالة Bill of Exchange : وهو المستند الذي يتضمن أمرا كتابيا غير معلق علي شرط صادرا من الدائن (الساحب ) الي مدينه ويسمي ( المسحوب عليه ) يطلب بموجبه أن يدفع عند الأطلاع أو عند الطلب أو فـــي تاريخ معين أو بعد مضي مدة معينة مبلغا من النقود لأمر شخص معين يسمي ( المستفيد ).
يلزم التاجر بما يلي:
1. أن يحتفظ بصورة طبق الأصل من جميع المراسلات وكذلك ما يرد اليه من فواتير وغيرها .
2. أن يكون حفظ المستندات بطريقة منظمة تكفل سهولة مراجعة القيود المحاسبية المدونة .
3. أن يحتفظ بالمستندات طوال المدة المقررة من قبل القانون التجاري . ويترتب علي ذلك :
4. تعتبر المستندات المالية وثائق كتابية يتم بموجبها تقييد العمليات المالية في الدفاتر .
5. " " " " " " " التحقق من قيمة الأرباح والخسائر .
6. " " " بمثابة أدلة للاثبات في حالة قيام المنازعات أمام القضاء .
7. " " " الوسيلة التي يتسني بها مراجعة القيود المحاسبية في الدفاتر للتحقق من صحتها
أنة أولاـ المستندات المتعلقة بطلب البضاعة :
I. اقتراح طلب بضاعة ( Purchase Requisition ) : وهو المستند الذي يقدمه رئيس القسم لادارة المشتريات لأخذ موافقتها بشراء أحد الاصناف التي أوشكت علي النفاذ .
II. طلب البضاعة ( Purchase Order ) : وهو المستند الذي يرسل الي المورد متضمنا البيانات الخاصة بالبضاعة المطلوبة .
ثانياً ـ المستندات المتعلقة بنقل وتسليم البضاعة :
I. بوليصة الشحن ( Bill of Loading ) : وهي المستند الذي يحرره أمين النقل متضمناً قيمة النولون المستحق علي نقل البضاعة .
II. إذن الإستلام ( Delivery Note ) : وهو المستند الذي يصحب البضاعة المرسلة الى العميل والذي يعتبر توقيع العميل عليه بمثابة ايصال منه باستلام البضاعة .
III. اذن التسليم ( Advice Note ) : وهو المستند الذي يتم بموجبه تسليم البضاعة الممنوحة الي العميل عن طريق أمين النقل .
ثالثاً ـ المستندات المتعلقة بحساب المبالغ :
1. الفاتورة : Invoice) ) وهي المستند الذي يتضمن البيانات التفصيلية الخاصة بالبضاعة المبيعة المرسلة الي العميل .
2. الإشعار الدائن Credit Note : وهو المستند الذي يرسل الي العميل ويجعل دائنا بموجبه .
3. الإشعار المدين Debit Note : وهو المستند الذي يرسل الي العميل ويجعل مدينا بموجبه .
4. كشف الحساب Statement of Account : وهو المستند الذي يرسل الي العميل في نهاية كل فترة دورية تكون عادة شهر أو أكثر متضمنا البيان التفصيلي لقيم الفواتير التي ارسلت اليه والدفعات التي سددها خلال هذه المدة كما يظهر بكشف الحساب الرصيد المدين الذي يطالب به العميل .
5. كشف حساب الشراء Purchases Account : وهو المستند الذي يرسله الوكيل بالعمولة الي العميل متضمنا البيانات التفصيلية الخاصة بالبضاعة المشتراة لحسابه وكذلك المصروفات التي أنفقت عليها والعمولة المستحقة للوكيل، الدفعات المسددة تحت الحساب والرصيد المستحق للوكيل .
6. كشف حساب البيع Sales Account : وهو المستند الذي يرسله الوكيل بالعمولة الي العميل متضمنا البيانات التفصيلية الخاصة بالبضاعة المبيعة لحسابه وكذلك المصروفات التي أنفقت عليها والعمولة المستحقة للوكيل والدفعات المرسلة للعميل تحت الحساب والرصيد المستحق في ذمة الوكيل .
رابعا ـ المستندات المتعلقة بالسداد :
1. الايصال Receipt : وهو المستند الذي يسلم للعميل متضمنا الاقرار باستلام المبلغ المدفوع .
2. حافظة الإيداع Paying-in-Slip : وهي المستند الذي يتم بموجبه ايداع المبالغ التي يملكها التاجر والزائدة عن الحاجة بالحساب الجاري المفتوح له بالبنك وتتضمن البيانات التفصيلية الخاصة بالمبالغ المدفوعة .
3. الشيك Cheque :وهو المستند الذي يتضمن أمرا غير معلق علي شرط صادر من الشخص الذي له حساب في البنك يسمي ( الساحب ) وموجها الي البنك المودعة فيه أمواله يسمي ( المسحوب عليه ) يطلب بموجبه دفع مبلغ معين عند الطلب الي شخص معين أو لأمره أو لحامله يسمي ( المستفيد ) .
4. السند لأمر Promisery Note : وهو المستند الذي يتضمن تعهدا كتابيا غير معلق علي شرط يحرره المدين للدائن يتعهد فيه بأن يدفع لأمره مبلغا من النقود عند الطلب أو في تاريخ معين أو بعد مضي مدة معينة .
5. الكمبيالة Bill of Exchange : وهو المستند الذي يتضمن أمرا كتابيا غير معلق علي شرط صادرا من الدائن (الساحب ) الي مدينه ويسمي ( المسحوب عليه ) يطلب بموجبه أن يدفع عند الأطلاع أو عند الطلب أو فـــي تاريخ معين أو بعد مضي مدة معينة مبلغا من النقود لأمر شخص معين يسمي ( المستفيد ).