المراجعة الإدارية وتقييم الأداء
الجهة المعنية:
الهدف الرئيسي للفحص: تقييم أداء الإدارة العليا في قيامها بوظائفها الخاصة بتحديد الأهداف والتخطيط والتنظيم والرقابة من خلال اللوائح والسياسات والنظم.
أولا: الأهداف
المخاطر التي يغطيها الفحص الهدف الإجراءات الرقابية خطوات الفحص التعليق
*مخاطر عدم وجود أهداف محددة للمشروع.
* مخاطر عدم تنفيذ المشروع لأهدافه كجزء من الخطة العامة للدولة.
التأكد من قيام الإدارة بتحديد أهداف محددة للمشروع تساهم في انجاز خطة الدولة -ضرورة وجود خطة محددة للدولة في مجال المشروع وكذا برامج زمنية لتنفيذ تلك الخطة
-ضرورة تحديد دور المشروع في ذلك.
- يتعين وجود تقارير توضح مدى تمشي أهداف المشروع مع خطة الدولة 1-الحصول علي خطة الدولة في مجال نشاط المشروع وكذا البرامج الزمنية لتنفيذها.
2-الحصول علي النظام الأساسي للمشروع/قرار التأسيس/قرارات مجلس الإدارة والتي تحدد الأهداف الاسترتيجية للمشروع والقيام بخطوات الفحص التالية:
1/2التحقق من التحديد الواضح لأهداف المشروع ومدى تعبيرها عن استرتيجية المشروع.
2/2تحديد مدى ترتيب الأهداف طبقا للأهمية النسبية.
3/2التحقق من مدى تمشي هذه الأهداف مع خطة الدولة في مجال نشاط المشروع.
4/2تحديد مدى قابلية أهداف المشروع للقياس الكمي.
5/2التحقق من ترجمة الأهداف الاسترتيجية إلى أهداف تفصيلية للإدارات/مراكز المسئولية.
6/2تحديد ما إذا كان العاملين الرئيسين بالمشروع على دراية تامة بهذه الأهداف الاسترتيجية والتفصيلية.
7/2التحقق من مراجعة وتعديل هذه الأهداف الإستراتيجية بصورة دورية في ضوء التغيرات التي تحدث في الظروف الداخلية والخارجية للمشروع.
3- التأكد من وجود نظام متابعة لمدى تمشى أهداف المشروع مع السياسة العامة للدولة.
ثانيا: التخطيط
المخاطر التي يغطيها الفحص
الهدف
الإجراءات الرقابية
خطوات الفحص
التعليق
مخاطر عدم كفاءة الإدارة في التخطيط وبالتالي عدم تحقيق الأهداف وعدم تنفيذ الاسترتيجية المحددة للمشروع والتأكد من قيام الإدارة بدورها في القيام بوظيفة التخطيط بالكفاءة المناسبة و ضرورة وجود خطة عامة للمشروع تحقق الأهداف الاسترتيجية
يتعين وجود خطط تفصيلية وخطط فرعية لكل الوحدات الفرعية العاملة بالمشروع
ضرورة وجود تقارير عن مدى تنفيذ الخطط وحصر الانحرافات وأسبابها
1-الحصول علي الخطة العامة للمشروع والخطط التفصيلية للوحدات الفرعية او مراكز المسئولية المختلفة والتحقق من الأتي:
1/1اعتماد الخطط الموضوعة من المستوى الإداري المناسب(الإدارة العليا/ المدير التنفيذي)
2/1تحديد نوعية الخطط الموضوعة (طويلة الأجل / قصيرة الأجل)
3/1تحديد الأسس التي يتم عليها وضع الخطط وتحديد مدى ملائمتها .
4/1التحقق من وجود ارتباط بين الخطط الموضوعة وأهداف المشروع.
5/1تحديد مدى اشتراك المستويات الإدارية المختلفة في عملية التخطيط وما هي درجة مساهمة كل مستوى في إعداد الخطط.
6/1التحقق من التعبير عن الخطط في شكل كمي ومالي.
7/1التحقق من مراجعة تقديرات الخطط بواسطة المختصين.
8/1التحقق من مدى ملائمة المعلومات التي تعتمد عليها الخطط ومدى دقتها.
تحديد مدى وجود اتصال بين الوحدات
9/1الفرعية للمشروع وبين جهة اعتماد الخطط (الإدارة العليا / المدير التنفيذي)
10/1التحقق من مدى التزام مديري الوحدات الفرعية بالخطط الموضوعة.
2-التأكد من المرونة الكافية للخطط الموضوعة بحيث يمكن تعديلها طبقا للظروف والمتغيرات.
3-التأكد من وجود نظام لمتابعة تنفيذ الخطط الموضوعة.
4-إعداد تقرير بنتائج مأتم التوصل إلية
ثا لثا: التنظيم
المخاطر التي يغطيها الفحص
الهدف
الإجراءات الرقابية
خطوات الفحص
التعليق
* عدم ملائمة الهيكل التنظيمي للقيام بتنفيذ أهداف وخطط المشروع بالشكل المناسب. *التأكد من توافق وملائمة الهيكل التنظيمي للمشروع لتحقيق اهدافة. *ضرورة وجود هيكل تنظيمي واضح ومحدد يحدد خطوط السلطة والمسئولية بصورة واضحة.
*يتعين وجود توصيف دقيق للوظائف بالمشروع.
*ينبغي وجود تحديد واضح لمسئوليات واختصاصات الوحدات الفرعية بالمشروع.
1-الحصول على الهيكل التنظيمي العام للمشروع وكذا الهياكل التنظيمية للوحدات الفرعية والقيام بخطوات الفحص التالية:
1/1التحقق من وضوح الهياكل التنظيمية واعتمادها من المستوى الإداري المناسب(الإدارة العليا/المدير التنفيذي).
2/1التاكد من إن الهياكل التنظيمية تحقق التوازن بين المستويات الإدارية بتحديد خطوط السلطة والمسئولية والإشراف بصورة واضحة.
3/1التحقق من لن الهياكل هي الرسمية داخل المشروع ولا يوجد هياكل أخرى غير رسمية.
4/1التحقق من إن الهياكل التنظيمية قادرة على تحقيق أهداف المشروع في اقصر وقت وبأقل تكاليف ممكنة.
5/1التحقق من ثبات الهياكل التنظيمية للمشروع من سنة لأخرى مع وجود نظام لتطويرها إذا ما دعت الضرورة لذلك.
2- التأكد من وجود توصيف وظيفي دقيق لكافة الوظائف بالمشروع يحدد مسئوليات ومهام الوظيفة/تبعية الوظيفة/..الخ
3-وفي حالة وجود هذا التوصيف يتم التأكد من التطبيق الدقيق لهذا التوصيف.
4-التأكد من تمشي وتطابق هذه الاختصاصات والمسئوليات مع الأهداف المحددة للوحدات الفرعية والتي تساهم في تحقيق الأهداف الاسترتيجية للمشروع.
5-التأكد من ملائمة العاملين لمتطلبات الهيكل التنظيمي.
6- إعداد تقرير بنتيجة الفحص.
رابعا:الرقابة على تنفيذ الخطط
المخاطر التي يغطيها الفحص
الهدف
الإجراءات الرقابية
خطوات الفحص
التعليق
*عدم وجود إجراءات محددة أو طرق لتنفيذ الخطط والأهداف, وبالتالي ابتعاد التنفيذ عن تحقيق الأهداف.
* التأكد من قيام الإدارة بوضع مجموعة من السياسات والإجراءات التي تمثل طرق العمل والتي تستخدم في تنفيذ الخطط وأهداف المشروع.
*التحقق من قيام الإدارة بإتباع منهجا محددا لمتابعة تنفيذ الخطط وأهداف المشروع. * ضرورة وجود مجموعة من إجراءات العمل واضحة ومعروفة تعمل على تحقيق الخطط والأهداف.
* يتعين وجود مجموعة من تقارير المتابعة للتحقق من تنفيذ الخطط والأهداف. 1- الحصول على دليل العمل بالمشروع والذي يتمثل في: - اللوائح الداخلية
- دليل إجراءات العمل لكل وحدة فرعية.
- السياسات والقرارات الإدارية.
وفي حالة وجود هذه الإجراءات يتم القيام بالخطوات التالية:
1/1التاكد من اعتماد هذه الإجراءات من المستوى الإداري المناسب.
2/1التحقق من تحديث هذه الإجراءات.
3/1التاكد من إلمام العاملين بهذه الإجراءات وأنة يتم شرحها لهم.
4/1التحقق من التعبير عن هذه النظم والإجراءات بخرائط تدفق الأعمال.
5/1التاكد من تعديل هذه النظم والإجراءات بصفة دورية طبقا للظروف المحيطة الداخلية/ أو الخارجية.
6/1 التحقق من مدى قيام المشروع بتقييم النظم والإجراءات في ضوء مبدأ التكلفة والعائد.
7/1التاكد من مدى تمشي هذه النظم والإجراءات مع القوانين السارية.
8/1 التأكد من إتباع العاملين للنظم والإجراءات وسياسات المشروع.(يتم اخذ عينة)
2- التأكد من قيام الإدارة بوضع مجموعة من معايير الأداء والتي يمكن من خلالها قياس كفاءة الأداء الفعلي لكل من:
- المشروع ككل (الخطط والأهداف الاسترتيجية)
- الإدارات الفرعية(مراكز المسئولية)
بالإضافة إلى التأكد من واقعية هذه المعايير وقابليتها للتطبيق.
3-الحصول على تقارير الأداء التي تعكس أداء كل من: المشروع ككل/الإدارات الفرعية/الإفراد مقارنا بالخطط الموضوعة والتاك من:
-مدى دورية هذه التقارير.
-مدى شمولية هذه التقارير ومدى وضوحها.
-اعتماد هذه التقارير من المستوى الادراي المناسب.
-تحديد المستوى الإداري لمتابعة هذه التقارير.
- تحديد الانحرافات بمقارنة ما يلي:
*تقارير الأداء الفعلي للمشروع ككل/الأهداف الاسترتيجية ومدى مساهمتها في الخطة العامة للدولة.
*تقارير الأداء الفعلي للإدارات الفرعية/الأهداف الفرعية.
*تقارير الأداء الفعلي للعاملين/مهام واختصاصات الوظيفة.
- تحليل أسباب الانحرافات.
- تحديد المسئولية عن الانحرافات والتفرقة بين القابلة للرقابة والانحرافات غير القابلة للرقابة.
- وجود نظام للإجراءات التصحيحية.
- متابعة اتخاذ الإجراءات التصحيحية.
- تحديد مدى الاستفادة من نتائج التنفيذ الفعلي في إعداد الخطط المستقبلية.
4- إعداد تقرير بنتائج ما وصل إلية نتيجة الفحوص .
و دمتم بخير
الجهة المعنية:
الهدف الرئيسي للفحص: تقييم أداء الإدارة العليا في قيامها بوظائفها الخاصة بتحديد الأهداف والتخطيط والتنظيم والرقابة من خلال اللوائح والسياسات والنظم.
أولا: الأهداف
المخاطر التي يغطيها الفحص الهدف الإجراءات الرقابية خطوات الفحص التعليق
*مخاطر عدم وجود أهداف محددة للمشروع.
* مخاطر عدم تنفيذ المشروع لأهدافه كجزء من الخطة العامة للدولة.
التأكد من قيام الإدارة بتحديد أهداف محددة للمشروع تساهم في انجاز خطة الدولة -ضرورة وجود خطة محددة للدولة في مجال المشروع وكذا برامج زمنية لتنفيذ تلك الخطة
-ضرورة تحديد دور المشروع في ذلك.
- يتعين وجود تقارير توضح مدى تمشي أهداف المشروع مع خطة الدولة 1-الحصول علي خطة الدولة في مجال نشاط المشروع وكذا البرامج الزمنية لتنفيذها.
2-الحصول علي النظام الأساسي للمشروع/قرار التأسيس/قرارات مجلس الإدارة والتي تحدد الأهداف الاسترتيجية للمشروع والقيام بخطوات الفحص التالية:
1/2التحقق من التحديد الواضح لأهداف المشروع ومدى تعبيرها عن استرتيجية المشروع.
2/2تحديد مدى ترتيب الأهداف طبقا للأهمية النسبية.
3/2التحقق من مدى تمشي هذه الأهداف مع خطة الدولة في مجال نشاط المشروع.
4/2تحديد مدى قابلية أهداف المشروع للقياس الكمي.
5/2التحقق من ترجمة الأهداف الاسترتيجية إلى أهداف تفصيلية للإدارات/مراكز المسئولية.
6/2تحديد ما إذا كان العاملين الرئيسين بالمشروع على دراية تامة بهذه الأهداف الاسترتيجية والتفصيلية.
7/2التحقق من مراجعة وتعديل هذه الأهداف الإستراتيجية بصورة دورية في ضوء التغيرات التي تحدث في الظروف الداخلية والخارجية للمشروع.
3- التأكد من وجود نظام متابعة لمدى تمشى أهداف المشروع مع السياسة العامة للدولة.
ثانيا: التخطيط
المخاطر التي يغطيها الفحص
الهدف
الإجراءات الرقابية
خطوات الفحص
التعليق
مخاطر عدم كفاءة الإدارة في التخطيط وبالتالي عدم تحقيق الأهداف وعدم تنفيذ الاسترتيجية المحددة للمشروع والتأكد من قيام الإدارة بدورها في القيام بوظيفة التخطيط بالكفاءة المناسبة و ضرورة وجود خطة عامة للمشروع تحقق الأهداف الاسترتيجية
يتعين وجود خطط تفصيلية وخطط فرعية لكل الوحدات الفرعية العاملة بالمشروع
ضرورة وجود تقارير عن مدى تنفيذ الخطط وحصر الانحرافات وأسبابها
1-الحصول علي الخطة العامة للمشروع والخطط التفصيلية للوحدات الفرعية او مراكز المسئولية المختلفة والتحقق من الأتي:
1/1اعتماد الخطط الموضوعة من المستوى الإداري المناسب(الإدارة العليا/ المدير التنفيذي)
2/1تحديد نوعية الخطط الموضوعة (طويلة الأجل / قصيرة الأجل)
3/1تحديد الأسس التي يتم عليها وضع الخطط وتحديد مدى ملائمتها .
4/1التحقق من وجود ارتباط بين الخطط الموضوعة وأهداف المشروع.
5/1تحديد مدى اشتراك المستويات الإدارية المختلفة في عملية التخطيط وما هي درجة مساهمة كل مستوى في إعداد الخطط.
6/1التحقق من التعبير عن الخطط في شكل كمي ومالي.
7/1التحقق من مراجعة تقديرات الخطط بواسطة المختصين.
8/1التحقق من مدى ملائمة المعلومات التي تعتمد عليها الخطط ومدى دقتها.
تحديد مدى وجود اتصال بين الوحدات
9/1الفرعية للمشروع وبين جهة اعتماد الخطط (الإدارة العليا / المدير التنفيذي)
10/1التحقق من مدى التزام مديري الوحدات الفرعية بالخطط الموضوعة.
2-التأكد من المرونة الكافية للخطط الموضوعة بحيث يمكن تعديلها طبقا للظروف والمتغيرات.
3-التأكد من وجود نظام لمتابعة تنفيذ الخطط الموضوعة.
4-إعداد تقرير بنتائج مأتم التوصل إلية
ثا لثا: التنظيم
المخاطر التي يغطيها الفحص
الهدف
الإجراءات الرقابية
خطوات الفحص
التعليق
* عدم ملائمة الهيكل التنظيمي للقيام بتنفيذ أهداف وخطط المشروع بالشكل المناسب. *التأكد من توافق وملائمة الهيكل التنظيمي للمشروع لتحقيق اهدافة. *ضرورة وجود هيكل تنظيمي واضح ومحدد يحدد خطوط السلطة والمسئولية بصورة واضحة.
*يتعين وجود توصيف دقيق للوظائف بالمشروع.
*ينبغي وجود تحديد واضح لمسئوليات واختصاصات الوحدات الفرعية بالمشروع.
1-الحصول على الهيكل التنظيمي العام للمشروع وكذا الهياكل التنظيمية للوحدات الفرعية والقيام بخطوات الفحص التالية:
1/1التحقق من وضوح الهياكل التنظيمية واعتمادها من المستوى الإداري المناسب(الإدارة العليا/المدير التنفيذي).
2/1التاكد من إن الهياكل التنظيمية تحقق التوازن بين المستويات الإدارية بتحديد خطوط السلطة والمسئولية والإشراف بصورة واضحة.
3/1التحقق من لن الهياكل هي الرسمية داخل المشروع ولا يوجد هياكل أخرى غير رسمية.
4/1التحقق من إن الهياكل التنظيمية قادرة على تحقيق أهداف المشروع في اقصر وقت وبأقل تكاليف ممكنة.
5/1التحقق من ثبات الهياكل التنظيمية للمشروع من سنة لأخرى مع وجود نظام لتطويرها إذا ما دعت الضرورة لذلك.
2- التأكد من وجود توصيف وظيفي دقيق لكافة الوظائف بالمشروع يحدد مسئوليات ومهام الوظيفة/تبعية الوظيفة/..الخ
3-وفي حالة وجود هذا التوصيف يتم التأكد من التطبيق الدقيق لهذا التوصيف.
4-التأكد من تمشي وتطابق هذه الاختصاصات والمسئوليات مع الأهداف المحددة للوحدات الفرعية والتي تساهم في تحقيق الأهداف الاسترتيجية للمشروع.
5-التأكد من ملائمة العاملين لمتطلبات الهيكل التنظيمي.
6- إعداد تقرير بنتيجة الفحص.
رابعا:الرقابة على تنفيذ الخطط
المخاطر التي يغطيها الفحص
الهدف
الإجراءات الرقابية
خطوات الفحص
التعليق
*عدم وجود إجراءات محددة أو طرق لتنفيذ الخطط والأهداف, وبالتالي ابتعاد التنفيذ عن تحقيق الأهداف.
* التأكد من قيام الإدارة بوضع مجموعة من السياسات والإجراءات التي تمثل طرق العمل والتي تستخدم في تنفيذ الخطط وأهداف المشروع.
*التحقق من قيام الإدارة بإتباع منهجا محددا لمتابعة تنفيذ الخطط وأهداف المشروع. * ضرورة وجود مجموعة من إجراءات العمل واضحة ومعروفة تعمل على تحقيق الخطط والأهداف.
* يتعين وجود مجموعة من تقارير المتابعة للتحقق من تنفيذ الخطط والأهداف. 1- الحصول على دليل العمل بالمشروع والذي يتمثل في: - اللوائح الداخلية
- دليل إجراءات العمل لكل وحدة فرعية.
- السياسات والقرارات الإدارية.
وفي حالة وجود هذه الإجراءات يتم القيام بالخطوات التالية:
1/1التاكد من اعتماد هذه الإجراءات من المستوى الإداري المناسب.
2/1التحقق من تحديث هذه الإجراءات.
3/1التاكد من إلمام العاملين بهذه الإجراءات وأنة يتم شرحها لهم.
4/1التحقق من التعبير عن هذه النظم والإجراءات بخرائط تدفق الأعمال.
5/1التاكد من تعديل هذه النظم والإجراءات بصفة دورية طبقا للظروف المحيطة الداخلية/ أو الخارجية.
6/1 التحقق من مدى قيام المشروع بتقييم النظم والإجراءات في ضوء مبدأ التكلفة والعائد.
7/1التاكد من مدى تمشي هذه النظم والإجراءات مع القوانين السارية.
8/1 التأكد من إتباع العاملين للنظم والإجراءات وسياسات المشروع.(يتم اخذ عينة)
2- التأكد من قيام الإدارة بوضع مجموعة من معايير الأداء والتي يمكن من خلالها قياس كفاءة الأداء الفعلي لكل من:
- المشروع ككل (الخطط والأهداف الاسترتيجية)
- الإدارات الفرعية(مراكز المسئولية)
بالإضافة إلى التأكد من واقعية هذه المعايير وقابليتها للتطبيق.
3-الحصول على تقارير الأداء التي تعكس أداء كل من: المشروع ككل/الإدارات الفرعية/الإفراد مقارنا بالخطط الموضوعة والتاك من:
-مدى دورية هذه التقارير.
-مدى شمولية هذه التقارير ومدى وضوحها.
-اعتماد هذه التقارير من المستوى الادراي المناسب.
-تحديد المستوى الإداري لمتابعة هذه التقارير.
- تحديد الانحرافات بمقارنة ما يلي:
*تقارير الأداء الفعلي للمشروع ككل/الأهداف الاسترتيجية ومدى مساهمتها في الخطة العامة للدولة.
*تقارير الأداء الفعلي للإدارات الفرعية/الأهداف الفرعية.
*تقارير الأداء الفعلي للعاملين/مهام واختصاصات الوظيفة.
- تحليل أسباب الانحرافات.
- تحديد المسئولية عن الانحرافات والتفرقة بين القابلة للرقابة والانحرافات غير القابلة للرقابة.
- وجود نظام للإجراءات التصحيحية.
- متابعة اتخاذ الإجراءات التصحيحية.
- تحديد مدى الاستفادة من نتائج التنفيذ الفعلي في إعداد الخطط المستقبلية.
4- إعداد تقرير بنتائج ما وصل إلية نتيجة الفحوص .
و دمتم بخير